Sobald eine Rechnung gedruckt wurde, kann sie nicht mehr gelöscht werden, sondern muss stattdessen gutgeschrieben werden.

• Gehe zur Seite mit den Rechnungsdetails und klicke auf „Gutschriftrechnung erstellen“.

Eine neue Rechnung wird als „Gutschriftrechnung“ erstellt und mit der Originalrechnung verknüpft. Dies hat den gleichen Effekt, wie das Löschen der Originalrechnung. In diesem Fall sind die Beträge beider Rechnungen jedoch weiterhin im Buchhaltungsbericht sichtbar und heben sich gegenseitig auf.

Zahlungen, die auf Rechnungen/Kassenbelegen registriert sind, müssen manuell bearbeitet werden

Wenn auf der Rechnung, die gutgeschrieben wird, Zahlungen registriert wurden, beachte bitte, dass diese Zahlungen nicht unbedingt automatisch storniert werden. Die meisten Zahlungsmethoden erfordern eine manuelle Bearbeitung – zum Beispiel Zahlungen über PayPal oder einen Kartenautomaten. Solche Zahlungen müssen manuell überprüft und storniert werden.

Kassenbelege gelten immer als bezahlt. Sofern keine bestimmte Zahlungsmethode ausgewählt wird, werden sie im Buchhaltungskonto „Kassenbelege (Standard)“ registriert. Das gilt auch für gutgeschriebene Kassenbelege. Die „Rückerstattungszahlung“ wird standardmäßig auf demselben Buchhaltungskonto eingegeben, sofern nicht eine andere Zahlungsmethode gewählt wird. Du kannst die Zahlungen sowohl auf dem ursprünglichen als auch auf dem gutgeschriebenen Kassenbeleg ändern, um den tatsächlichen Sachverhalt widerzuspiegeln.  Wenn beispielsweise eine Rückerstattung über PayPal erfolgt ist, musst du sie manuell als negative Zahlung registrieren. Wenn eine Zahlung auf dem ursprünglichen Kassenbeleg registriert wurde – die Zahlung jedoch nie tatsächlich erfolgt ist – kannst du die Erfassung der Zahlung rückgängig machen, indem du eine Gutschriftrechnung erstellst.

Am Ende müssen Soll und Haben übereinstimmen. Wenn sie übereinstimmen, wurden die Transaktionen vollständig rückgängig gemacht und die Buchhaltung ist korrekt. Wenn beispielsweise €100 über PayPal eingehen und dann rückerstattet werden, muss beides korrekt vermerkt werden.