Du kan fjerne personlige data fra en bestemt reservation og gøre den anonym på gæstens anmodning.
- Åbn en bestemt annulleret reservation eller en eksisterende reservation, og sørg for at
afkrydsningsfeltet “checket-ud” er kontrolleret af receptionen og at gæsten har tjekket ud og betalt. - Et rødt “anonym person” -ikon vises nu i afsnittet “gæstoplysninger” i reservationen til venstre for “Rediger” -knappen. Hvis du ikke kan se det, skal du gentage det “checket-ud”-trinnet ovenfor.
- Klik på ikonet “anonym person”.
- En advarselsmeddelelse vises og siger: “Er du sikker? At slette personlige data fra reservationer betyder, at du ikke kan finde denne reservation ved hjælp af kundens personlige data som navn, email osv. Denne operation kan ikke fortrydes!”
- Klik på “Slet”, og gæstoplysningerne er nu blanket ud.
Du har også mulighed for at gøre flere reservationer anonyme på samme tid.
- På siden Reservationer, vælg fanen “Tidligere reservationer”.
- I den venstre kolonne skal du vælge de udcheckede eller annullerede reservationer, du gerne vil ændre på.
- Klik på ikonet “anonym person” lige over den øverste række, over hvilket et lille værktøjstip vises (“Fjern personlige data”).
- Den første advarselsmeddelelse vil fremkomme som siger følgende: “Personlige data fra X af X valgte reservationer (udelukkede eller annullerede reservationer) vil blive fjernet. Vil du fjerne disse data?”
- Efter at have bekræftet dette, vises en anden advarselsmeddelelse: “Denne handling kan ikke fortrydes, og det vil ikke længere være muligt at finde disse reservationer ved hjælp af personlige gæstedata, hvis du fortsætter. Er du virkelig sikker på, at du vil fjerne disse data?”
- Klik på “OK”, og gæsternes oplysninger for de valgte reservationer bliver blanket ud.
Bemærk: Enhver reservationshistorik, der indeholder personlige data (f.eks. SMS / email historik), slettes også, når du anonymiserer en eller flere reservationer
GDPR-overholdelse kræver ikke, at du sletter reservationer eller gør dem anonyme med det samme, efter at en gæst har tjekket ud og betalt, selvom nogle hævder det. Men på den anden side er et hotel forpligtet til straks at slette personoplysninger, hvis det ønskes af gæsten, efter at de har checket-ud (og betalt). Der er ingen tidsramme i GDPR til opbevaring af personlige oplysninger, men det bør aldrig holdes længere end nødvendigt. Dette værktøj er en god måde at holde systemet GDPR-kompatibelt, mens du stadig beholder reservationerne til statistik over salg og belægning, i stedet for at slette dem.