Puedes eliminar los datos personales de una reserva y hacerlos anónimos a petición del huésped.
- Abre la reserva en particular y asegúrate de que la casilla de verificación “Ya se fue” esté marcada por la recepción y que el huésped haya realizado el check-out y haya pagado.
- Aparecerá un icono rojo de “persona anónima”, en la sección “información del huésped” de la reserva, a la izquierda del botón “Editar”. Si no puedes verlo, repite el primer paso.
- Haz clic en el icono de “persona anónima”.
- Aparecerá un mensaje de advertencia que dice: “¿Estás seguro? Eliminar los datos personales de la reserva significa que no podrás encontrar esta reserva utilizando los datos personales del cliente como el nombre, el email, etc. ¡Esta operación no se puede revertir!
- Haz clic en “Borrar”, y la información del huésped se borrará.
También tienes la opción de hacer varias reservas anónimas al mismo tiempo.
- En la página Reservas, selecciona la pestaña «reservas pasadas».
- En la columna de la izquierda, selecciona las reservaciones que hayan realizado el check-out o que han sido canceladas que te gustaría tomar medidas.
- Haz clic en el icono «persona anónima » justo encima de la fila superior, sobre el que aparecerá una pequeña sugerencia de herramienta ( «eliminar datos personales «).
- Aparecerá un primer mensaje de advertencia en el que se indicará: «se eliminarán los datos personales de X de X reservas seleccionadas (solo reservas retiradas o canceladas). ¿Deseas eliminar estos datos? «
- Después de confirmar esto, aparecerá un segundo mensaje de ADVERTENCIA: «esta acción no se puede revertir, y ya no será posible encontrar estas reservas utilizando datos personales de los huéspedes si continúas. ¿Estás realmente seguro que deseas eliminar estos datos? «
- Haz clic en «OK», y la información del huésped para las reservas seleccionadas será borrada.
Nota: Cualquier historial de reserva que contenga datos personales (por ejemplo, historial de SMS o correo electrónico) también se eliminará cuando elimines los datos personales de una o varias reservas.
El cumplimiento del RGPD no requiere que elimines las reservaciones o las hagas anónimas de inmediato, después de que un huésped haya realizado el pago y se haya retirado, incluso si algunos lo afirman. Pero, por otro lado, un hotel está obligado a eliminar inmediatamente los datos personales si el huésped lo solicita, una vez que hayan realizado el check-out (y hayan pagado). No hay un marco de tiempo establecido en el RGPD para mantener la información personal, pero nunca debe mantenerse por más tiempo del necesario. Esta herramienta es una buena manera de mantener el sistema compatible con el RGPD a la vez que mantienes las reservas para estadísticas de ventas y ocupación, en lugar de eliminarlas.