Jos vieraasi maksavat verkossa varauksen yhteydessä, maksettu summa kirjataan automaattisesti kyseiseen varaukseen. Voit myös kirjata (ennakko)maksun manuaalisesti napsauttamalla ”Kirjaa maksu varaukseen”.

Käytä varaukseen kirjattuja maksuja kahteen tarkoitukseen:

• Epävirallisena muistutuksena. Jätä ne varaukseen, äläkä sisällytä niitä kirjanpitoraporttiin. Näin ne toimivat post-it-lappuna, jossa lukee: ”Tämä vieras on jo maksanut 100 euroa.”
• Osana virallisia veroasiakirjoja. Sisällytä ne kirjanpitoraporttiin. Näin ennakkomaksut sisällytetään kirjanpitoosi. Kirjanpitonäkökulmasta ennakkomaksut katsotaan veloiksi; olet vieraalle velkaa palvelun, josta hän on jo maksanut.

Molempia tarpeita varten voit valita, haluatko sisällyttää ennakkomaksut vai et, kun luot kirjanpitoraportin kohdassa Laskutus -> Kirjanpitoraportti. Siellä sinun on otettava käyttöön ”Sisällytä laskunmaksut”, jotta voit sitten ottaa käyttöön ”Sisällytä kirjatut maksut”.

Seuraavassa esimerkissä tarkastellaan tuloksia, joita saadaan, kun kirjatut maksut jätetään sisällyttämättä tai sisällytetään. 

Kun kirjattuja maksuja ei sisällytetä

Jos kirjanpitoraporttia luotaessa ei ole valittu kohtaa Sisällytä kirjatut maksut , se sisältää vain maksut, jotka on linkitetty käteislaskuun tai laskuun. Esimerkkitilanne olisi kirjattu seuraavasti:

Kun kirjatut maksut sisällytetään

Jos kirjanpitoraporttia luotaessa valitaan kirjattujen maksujen sisällyttäminen, se sisältää kaikki Sirvoyhin kirjatut maksut. Nämä maksut näkyvät raportissa kirjauspäivämäärän kanssa.

Esimerkkitilanne olisi kirjattu seuraavasti: