U kunt onze facturatie functie gebruiken om facturen rechtstreeks vanuit een boeking aan te maken. Hiervoor moet u eerst de facturatiemodule activeren onder Instellingen -> Financiën -> Facturatiemodule. Daarna kunt u naar de pagina met boekingsdetails gaan en deze stappen volgen:
- Selecteer onder het gedeelte Betaling van de boeking de optie ‘Maak Factuur’
- Controleer op de pagina Maak Factuur of de ontvanger van de factuur correct is.
- Selecteer welke betalingsvoorwaarden van toepassing moeten zijn. Als „Betalingsbewijs” is geselecteerd, kunt u ook opgeven welke betaalmethode (en gekoppelde grootboekrekening) van toepassing moet zijn, omdat de betaling automatisch wordt geregistreerd bij het aanmaken van een betalingsbewijs.
- Zorg ervoor dat de taal van de factuur correct is. Let er op dat wanneer de factuur eenmaal gemaakt is, hij altijd in deze taal afgedrukt zal worden.
- U heeft de mogelijkheid om de boekingsgegevens zichtbaar te maken op de factuur, en u kunt het standaardbericht dat op de factuur verschijnt zoals aangegeven in de instellingen van uw factuurmodule (te vinden onder Instellingen -> Financiën -> Facturatie module) bewerken.
- Standaard worden objecten die nog niet of slechts gedeeltelijk zijn gefactureerd voorgeselecteerd voor facturering. U kunt alle rijen die u op dit moment niet wilt factureren, deselecteren.
- Zorg ervoor dat alle kolomvermeldingen, zoals de grootboekrekeningcodes en belastingtarieven, correct zijn.
- Controleer of het groene pictogram („volledig gefactureerd”) wordt weergegeven voor elk object dat nog niet is gefactureerd, aangezien boekingen niet gedeeltelijk of te veel moeten worden gefactureerd.
- Controleer of het factuurbedrag juist is. Houd er rekening mee dat alle eerder opgenomen betalingen standaard worden verplaatst naar en weergegeven op de factuur (u kunt deze vermelding verwijderen).
- Klik op „Maak factuur” of „Maak factuur & open PDF”. U kunt de getoonde PDF afdrukken, of u kunt klikken op de aangemaakte factuur-id die nu wordt weergegeven in het gedeelte Betaling van de boeking en de knop „Factuur afdrukken” bovenaan de pagina met factuurgegevens gebruiken om de factuur af te drukken of een PDF te openen. Zodra een factuur is uitgegeven, kan deze niet meer worden gewijzigd. Als u een factuur wilt corrigeren en opnieuw wilt uitgeven, verwijdert u deze eerst door een creditfactuur aan te maken en herhaalt u de bovenstaande stappen.
Eventuele eerder opgenomen betalingen in de factuur worden niet afzonderlijk gedateerd. De gemaakte factuur geeft altijd de huidige datum van uitgifte weer en wordt weergegeven in alle boekhoudrapporten.
Opmerking: Eventuele objecten die nog niet zijn gefactureerd, worden vooraf geselecteerd op deze pagina. De pictogrammen in de kolom „Gefactureerd” geven aan wat de factuurstatus zal zijn nadat u de factuur hebt gemaakt. In het geval dat het reeds gefactureerde bedrag voor een object niet overeenkomt met het bedrag op de boeking, wordt het aantal objecten of de prijs ervoor automatisch aangepast om overeenkomende bedragen te genereren. Er wordt ook een factuur-ID vermeld wanneer een artikel eerder is gefactureerd.
Opmerking: Waarden die aan een factuur worden toegevoegd via de functie “Rij toevoegen” hebben geen invloed op het “te betalen saldo” in de boeking. Ze hebben alleen invloed op het “te betalen saldo” op de factuur.