Met de gastrelatietools van Sirvoy kan je gasten volgen tijdens meerdere verblijven, hun voorkeuren onthouden en duurzame relaties opbouwen. Met deze hulpmiddelen kan je snel terugkerende gasten identificeren, hun boekingsgeschiedenis bekijken en toegang krijgen tot belangrijke gegevens, zoals totale uitgaven en contactgegevens.

Gastenpagina en database

De Gastenpagina is een gecentraliseerde lijst van vorige, huidige en toekomstige gasten. Je kunt gasten sorteren en zoeken op basis van verschillende criteria:

• Gastnaam
• Aantal verblijven
• Meest recente verblijf
• Bedrijf
• Land
• Gaststatus
• Totaal betaald bedrag (over alle verblijven)

Zoeken naar gasten op de gastenpagina

De gastenpagina bevat een flexibele zoekfunctie waarmee je volledige of gedeeltelijke overeenkomsten in meerdere velden kunt vinden. Bijvoorbeeld:

• Als je zoekt op 'Sirvoy', zul je gasten zien die gekoppeld zijn aan Sirvoy, hetzij via naam, bedrijfsnaam of e-mailadres.
• Als je zoekt op '608', zul je alle gasten zien met een telefoonnummer of e-mailadres waarin 608 voorkomt.

Dankzij deze krachtige zoekfunctie kan je snel gastgegevens vinden, zelfs als je beperkte informatie hebt.

Gastprofielen

Klik op de naam van een gast waar deze in het blauw verschijnt om zijn gastprofiel te openen. Dit dient als een permanent verslag van de gast en omvat:

• Contactgegevens (e-mail, telefoon, adres, enz.)
• Een lijst met eerdere boekingen
• Kamers van hun laatste boeking
• Een profielnotitie om gastvoorkeuren voor in de toekomst vast te leggen

Om de gastgegevens te bewerken, klik je op Bewerken in het gastprofiel .

Gasten identificeren

Sirvoy houdt de identiteit van gasten bij op basis van e-mailadressen en telefoonnummers, niet op basis van namen. Hiermee voorkom je verwarring met veelvoorkomende namen (zoals John Smith). Eén gast kan meerdere e-mailadressen en telefoonnummers aan zijn profiel koppelen.

Wanneer er een nieuwe boeking wordt gemaakt:

• Als de boeking ten minste één e-mailadres of telefoonnummer bevat dat overeenkomt met een bestaande gast, wordt deze gekoppeld aan die gast, zelfs wanneer andere contactgegevens verschillen.
• Als er geen overeenkomsten worden gevonden, wordt er een nieuw gastprofiel aangemaakt.
• Als de boeking een telefoonnummer bevat dat overeenkomt met één gast en een e-mailadres dat overeenkomt met een andere gast, wordt het e-mailadres gebruikt om de gast te identificeren.

Hoe gastprofielen en boekingen samenwerken

Eerdere verblijven van een gast worden weergegeven in elke boeking die aan hun gastprofiel is gekoppeld.  Voor meer details kun je hun gastprofiel openen door op Meer tonen of de naam van de gast te klikken.

Gastgegevens synchroniseren

Standaard worden de gastgegevens in een boeking automatisch bijgewerkt in het gekoppelde gastprofiel, zodat de meest recente informatie wordt opgeslagen. Deze synchronisatie kan indien nodig echter worden uitgeschakeld.

Om de automatische synchronisatie uit te schakelen, bewerk je de instellingen voor gastprofielen zo:

1. Open het gastprofiel.
2. Klik op bewerken.
3. Schakel synchronisatie met boekingsgegevens uit.
4. Klik op opslaan om af te ronden.

Zodra deze optie is uitgeschakeld, worden boekingswijzigingen in de gastgegevens niet in het gastprofiel bijgewerkt.

Gaststatus

De Status van de gast wordt weergegeven via kleine pictogrammen die in één oogopslag informatie over een gast geven. Deze pictogrammen verschijnen overal in Sirvoy naast de gast.

De gaststatus omvat:

• Nieuw – een gast die voor de eerste keer verblijft
• Terugkerend – een gast die eerder is verbleven
• Geblokkeerd - een gast die als lastig is gemarkeerd

Dankzij deze statuspictogrammen kan het personeel snel terugkerende gasten herkennen en hun service hierop afstemmen.

Lastige gasten blokkeren

Om een gast te blokkeren:

1. Open hun gastprofiel.
2. Klik op Bewerken.
3. Schakel Blokkeer deze gast in.
4. Klik op Opslaan om af te ronden.

Wat gebeurt er als gasten worden geblokkeerd?

• Interne boekingen – Geblokkeerde gasten kunnen niet handmatig door je team worden geboekt. Er zal dan een waarschuwing verschijnen zodra je de boeking probeert te bevestigen.
• Openbare booking engine – Geblokkeerde gasten kunnen doorgaan naar de bevestigingspagina, maar krijgen het volgende bericht te zien: “Helaas kunnen wij deze boeking niet accepteren.”
• Boekingskanalen – Geblokkeerde gasten kunnen nog steeds boeken via platforms zoals Booking.com en Airbnb. Als dat het geval is, zal je hiervan op het Dashboard op de hoogte gesteld worden en zal je de Geblokkeerd status krijgen.
• Geblokkeerde gaststatus – De Geblokkeerd status wordt bij gasten en hun boekingen weergegeven om je team te waarschuwen.
• Dashboardwaarschuwing: er zal een kaart op het dashboard verschijnen als er opkomende boekingen voor geblokkeerde gasten zijn.

Om een geblokkeerde gast opnieuw te laten boeken, verwijder je de blokkering uit zijn/haar gastprofiel.

Aangepaste labels

Labels zijn aanpasbare, kleurgecodeerde aanduidingen die helpen om gasten te organiseren en snel te herkennen. Deze worden overal in Sirvoy naast de gast weergegeven.

Je kunt labels gebruiken om alles wat belangrijk is aan te duiden, zoals bijvoorbeeld VIP- gasten, familie, late check-outs, of iets anders dat jouw team kan helpen.

Belangrijke functies van labels:

• Je kunt tot 10 verschillende labels aanmaken.
• Je kunt meerdere labels aan dezelfde gast toewijzen.
• Labels zijn volledig aanpasbaar, inclusief naam en kleur.

Labels beheren:

• Ga naar de gastenpagina en klik op de Labels- knop, om labels te maken of te bewerken.
• Open een gastprofiel en klik op Bewerken, om labels toe te wijzen of te verwijderen.

Gasten zoeken voor nieuwe boekingen

Met een Pro-abonnement kun je naar gastprofielen zoeken wanneer je een nieuwe boeking maakt. Zodra je gasten uit de resultaten selecteert, worden hun contactgegevens automatisch ingevuld en wordt er een boeking aan hun profiel gekoppeld.

Als je het Starter-abonnement gebruikt, wordt er bij het aanmaken van een nieuwe boeking, naar eerdere boekingen gezocht in plaats van gastprofielen.

Gastrelatiestools Starter vs. Pro

Pro-accounts hebben volledige toegang tot gastrelatietools, maar Starter-accounts hebben enkele beperkingen.

Wat Starter-accounts kunnen doen

• Bekijk op de boekingsdetailpagina, boekingspagina en in de kalender of een gast nieuw of terugkerend is.

Wat enkel Pro-accounts kunnen doen

• Ga naar de gastenpagina.
• Bekijk een lijst met andere boekingen voor een gastprofiel op de boekingdetailspagina.
• Open of bewerk gastprofielen, koppel/ontkoppel boekingen of bekijk en bewerk profielnotities.
• Blokkeer probleemgasten door hun gastprofielen te bewerken.

Voor volledige toegang tot gastrelatietools kan je overwegen om te upgraden naar Pro.