Ja! U kunt boekingen op elk moment importeren met onze importtool.

Boekingen importeren

1. Ga naar Instellingen -> Sirvoy-account -> Importeer boekingen.
2. Geef de boekingsgegevens op – ofwel door het formulier handmatig in te vullen of door een CSV-bestand te uploaden (zie onderstaande vereisten).
3. Klik op VALIDEREN.
4. Controleer fouten en waarschuwingen door met de muis over het fout-/waarschuwingssymbool te gaan en het formulier dienovereenkomstig aan te passen. (Wat het verschil tussen deze twee is wordt hieronder uitgelegd.)
5. Klik nogmaals op VALIDEREN. Zodra er geen fouten optreden, wordt de IMPORT-knop zichtbaar.
6. Klik op IMPORTEREN.
7. U ziet een bevestigingspagina waar u op de links kunt klikken om elke volledige boeking te zien.

Vereisten voor het CSV-bestand

1. Velden worden gescheiden door een komma (,). Als de gegevens van een veld een komma bevatten, plaats dan aan beide kanten dubbele aanhalingstekens (“). Daarom,

• als u het CSV-bestand exporteert vanuit Excel (Windows), selecteert u “komma” als scheidingsteken.
• als u het CSV-bestand exporteert vanuit Numbers (Apple), zorg er dan voor dat u punt (.) als decimaalteken heeft ingesteld onder “Systeemvoorkeuren > Taal en regio > Geavanceerd -> Algemeen”. Mogelijk moet u Numbers opnieuw opstarten voordat u het CSV-bestand exporteert.

2. De volgende koppen zijn vereist: Room No., Check-in, Check-out, Number of Guests, Price per Night, First Name. De volgorde van deze koppen is niet belangrijk.

3. De volgende headers zijn optioneel: Booking ID, Last Name, Company, Address, Post/Zip Code, City, Country, Phone, Email, Guest Message, Comment, Confirmed (vul “0” in voor een niet-bevestigde en “1” voor een bevestigde boeking), Guest Name (gebruikt voor een specifieke kamer in gecombineerde boekingen), Room Comment (gebruikt voor een specifieke kamer in gecombineerde boekingen), Language (code van twee letters; bijv. “nl” voor Nederlands)

4. Bij het importeren van boekingen kun je verschillende datum notaties gebruiken, zoals:

5. Rijen kunnen worden gecombineerd tot een enkele boeking indien voorzien van een overeenkomende boekings-ID. Let dan op de volgende gegevens:

• Sommige velden worden genegeerd in rijen na de eerste gerelateerde rij.
• First Name & Last Name worden alleen genegeerd als ze beide overeenkomen met de eerste gerelateerde rij. Anders worden beide samengevoegd en geïmporteerd als Guest Name voor die kamer – maar alleen als de Guest Name nog geen andere gegevens bevat.
• Comment wordt alleen genegeerd als deze overeenkomt met de eerste gerelateerde rij. Anders wordt het geïmporteerd als Comment voor die kamer – maar alleen als Room Comment nog geen andere gegevens bevat.

6. Het bestand mag niet langer zijn dan 100 regels. Als een bestand groter is, moet het worden opgesplitst in verschillende bestanden van elk minder dan 100 regels.

Verschil tussen fouten en waarschuwingen

Na validatie van de gegevens ziet u mogelijk enkele fouten en/of waarschuwingen in bepaalde cellen. Door met de muis over het symbool te gaan, ziet u de reden ervoor.

Zolang je fouten ziet, is het niet mogelijk om de boekingen te importeren. Daarom ziet u ook de IMPORT-knop niet. Enkele voorbeelden van fouten zijn:

• Kamer niet beschikbaar op bepaalde data -> Als de kamer al geboekt is.
• Boeking voor kamer [kamernaam] op [dag] komt meer dan eens voor -> Als er een andere boeking is voor dezelfde kamer en datum in hetzelfde bestand.
• Ongeldig ‘Room No.‘. -> Als de ruimte niet bestaat of verkeerd is gespeld.
• Ongeldige “Phone”. Mogelijk vanwege ongeldig of ontbrekend “Country” -> Als het telefoonnummer niet kan worden gevalideerd en het land ontbreekt of is ongeldig.
• Dit bestand is te groot om te importeren, max. aantal regels: 100. Splits het op in kleinere delen. -> Bestand overschrijdt 100 regels. Zie punt 6 over eisen aan het bestand.

Waarschuwingen daarentegen weerhouden u er niet van om de boekingen te importeren. Ze laten u gewoon weten dat sommige details mogelijk niet overeenkomen met uw instellingen of mogelijk ontbreken in de uiteindelijke import. Enkele voorbeelden van waarschuwingen zijn:

• Hoger dan max ([aantal]) voor deze kamer -> Als “Aantal gasten” in het bestand hoger is dan het “Max. aantal gasten” dan staat dit kamertype daadwerkelijk toe in uw instellingen.
• Ongeldige of ontbrekende “Country” kan ertoe leiden dat “Phone” ongeldig is -> Als de landcode ontbreekt of verkeerd is (bijv. “VK” in plaats van “GB”).