Gjør bookinger anonyme
Du kan fjerne personlige data fra en spesifikk booking og gjøre den anonym, på gjestenes forespørsel.
- Åpne en avbestilt eller eksisterende booking og kontroller at boksen «Sjekket Ut» er markert og at gjesten har sjekket ut og betalt.
- Et rødt ikon «anonym person» vil nå vises under kontaktopplysninger i bookingen, til venstre for «Rediger». Hvis du ikke kan se det, gjenta trinnet ovenfor.
- Klikk på det røde ikonet «anonym person».
- En første melding vil vises: «Advarsel – denne handlingen kan ikke angres!
- Klikk på «Slett» og gjesteinformasjonen er nå slettet.
Du har også muligheten til å gjøre flere bookinger anonyme samtidig.
- Under Bookinger velger du alternativet «Tidligere»
- I venstre kolonne velger du de utsjekkede eller kansellerte bookingene du ønsker å anonymisere.
- Klikk på ikonet «anonym person» rett over øverste rad, med verktøytipset «Slett personlige data fra valgte bookinger (i samsvar med GDPR)»
- En første advarsel vil dukke opp og si at «Personlige data fra X av X valgte bookinger (kun utsjekkede eller avbestilte bookinger) vil bli fjernet. Vil du fjerne disse dataene?»
- Etter å ha bekreftet vil en ny advarsel dukke opp: » Denne handlingen kan ikke angres, og det vil ikke lenger være mulig å finne disse bestillingene ved hjelp av personlige data hvis du fortsetter. Er du virkelig sikker på at du vil fjerne disse dataene?»
- Klikk «OK» og gjesteinformasjonen for de valgte bookingene er nå slettet.
Merk: All bookinghistorikk som inneholder personlige data (f.eks. SMS/e-post) vil også bli slettet når du anonymiserer en eller flere bookinger.
GDPR-samsvar krever ikke at du sletter bookinger eller gjøre dem anonyme med én gang etter at en gjest har sjekket ut og betalt, selv om noen hevder det gjør det. Men på den annen side er et hotell forpliktet til å umiddelbart slette personlige data dersom gjesten ber om det, etter at de har sjekket ut (og betalt). Det finnes ingen tidsramme i GDPR for å beholde personlig informasjon, men den bør aldri holdes lenger enn nødvendig. Dette verktøyet er en god måte å holde systemet GDPR-kompatibelt, mens du fremdeles har bookingen for statistikk over salg og belegg, i stedet for å slette dem.