Sirvoys verktøy for kunderelasjonshåndtering hjelper deg med å holde oversikt over tilbakevendende gjester, huske preferansene deres og bygge varige kundeforhold. Ved hjelp av disse verktøyene kan du raskt identifisere tilbakevendende gjester, se bookinghistorikken deres og få innsikt i nøkkeldetaljer som det totale beløpet brukt på overnatting og kontaktinformasjon.

Gjesteoversikt og database

På siden Gjester finner du en samlet oversikt over alle tidligere, nåværende og kommende gjester. Du kan sortere og søke etter gjester basert på ulike kriterier:

• Gjestens navn
• Antall opphold
• Siste opphold
• Firmanavn
• Land
• Status for gjest
• Totalt beløp betalt (for alle opphold)

Søk etter gjester på gjestesiden

På gjestesiden finner du en fleksibel søkefunksjon som viser både fullstendige eller delvise treff i ulike felt. For eksempel:

• Søker du etter «Sirvoy», vil du få opp gjester tilknyttet Sirvoy, enten gjennom navn, firmanavn, eller e-postdomene.
• Ved å søke etter «608» vises alle gjester med et telefonnummer eller en e-postadresse som inneholder 608.

Med denne effektive søkefunksjonen kan du enkelt og raskt finne gjesteopplysninger, selv med begrenset informasjon.

Gjesteprofiler

Klikk på navnet til en gjest (som vises i blått) for å åpne gjesteprofilen. Dette fungerer som et permanent arkiv for gjester og inkluderer følgende:

• Kontaktinformasjon (e-post, telefon, adresse osv.)
• En liste over tidligere bookinger
• Rom tilknyttet den siste bookingen
• Et notatfelt for profilen der du kan lagre gjestepreferanser for fremtidig bruk

For å redigere gjesteopplysninger, klikk på Rediger inne i gjesteprofilen.

Slik blir gjester identifisert

Sirvoy identifiserer gjester ut fra deres e-postadresser og telefonnumre, ikke ved navn. Dette hindrer at vanlige navn, for eksempel Ola Nordmann, blir forvekslet. En gjest kan ha flere e-postadresser og telefonnumre tilknyttet sin profil.

Ved opprettelse av ny booking:

• Dersom bookingen inneholder minst én e-postadresse eller et telefonnummer som samsvarer med en eksisterende gjest, blir den koblet til denne gjesten – selv om øvrig kontaktinformasjon ikke stemmer overens.
• Dersom det ikke finnes et match, opprettes en ny gjesteprofil.
• Om en booking inneholder et telefonnummer knyttet til én gjest og en e-postadresse til en annen, bruker Sirvoy e-postadressen for å identifisere gjesten.

Samspillet mellom gjesteprofiler og bookinger

I en booking knyttet til en gjesteprofil vil gjestens tidligere opphold bli vist. For å se flere detaljer, åpne gjesteprofilen ved å klikke på gjestens navn eller Vis mer.

Synkronisering av gjesteinformasjon

Gjesteprofilen oppdateres automatisk med data fra den siste tilknyttede bookingen, slik at den inneholder den mest nøyaktige og oppdaterte informasjonen. Synkroniseringen kan imidlertid deaktiveres dersom det er ønskelig.

For å deaktivere automatisk synkronisering, vennligst rediger innstillingene for gjesteprofilen:

1. Åpne gjesteprofilen.
2. Klikk Rediger.
3. Deaktiver synkroniser med bookingdetaljer.
4. Klikk Lagre for å fullføre.

Når synkroniseringen er slått av, vil ingen endringer i gjesteopplysninger fra en booking påvirke gjesteprofilen.

Status for gjester

Gjestestatus representeres av små ikoner som gir et raskt overblikk over gjesten. Ikonene følger gjesten gjennom hele systemet.

Følgende status for gjester finnes:

• Ny – en gjest som besøker deg for første gang
• Tilbakevendende – en gjest som har bodd hos deg før
• Blokkert – en gjest som anses som utfordrende

Disse statusikonene hjelper ansatte med å raskt gjenkjenne tilbakevendende gjester og tilpasse servicen deretter.

Blokker utfordrende gjester

Slik blokkerer du en gjest:

1. Åpne gjesteprofilen.
2. Klikk Rediger.
3. Velg Blokker denne gjesten.
4. Klikk Lagre for å fullføre.

Hva medfører det når gjester blokkeres?

• Interne bookinger – Ansatte kan ikke booke rom til blokkerte gjester. En advarsel vises når du forsøker å bekrefte bookingen.
• Offentlig bookingmotor – Blokkerte gjester kan gå videre til bekreftelsessiden, men vil så se følgende meldingen: «Beklager, men vi kan dessverre ikke godta denne bookingen».
• Salgskanaler – Blokkerte gjester kan fortsatt booke via plattformer som Booking.com og Airbnb. Dersom de booker, vil du få et varsel på dashbordet, samtidig som statusen viser at de er blokkert.
• Status for gjest: Blokkert – Gjester og bookinger vil tydelig vise blokkert som status for å informere teamet ditt.
• Varsling på dashbordet – Et informasjonskort vises på dashbordet dersom det finnes kommende bookinger fra gjester som er blokkert.

For å tillate at en blokkert gjest kan booke igjen, fjern blokkeringen fra gjesteprofilen deres.

Egendefinerte etiketter

Etiketter er merkelapper som kan tilpasses og som følger en fargekode, slik at du enkelt kan organisere og kjenne igjen gjester. De følger gjesten gjennom hele Sirvoy-systemet.

Bruk etiketter til å fremheve det som er viktig, som for eksempel VIP-gjester, familier og sen utsjekk. Rett og slett alt som kan hjelpe teamet ditt.

Dette kan du gjøre med etiketter:

• Du kan opprette opptil 10 forskjellige etiketter.
• Det er mulig å knytte flere etiketter til én og samme gjest.
• Navn og farge på etikettene kan tilpasses etter behov.

Administrer etiketter:

• Gå til siden Gjester og klikk på Etikett-knappen for å opprette eller redigere etiketter.
• For å tildele eller fjerne etiketter, åpne en gjesteprofil og klikk på Rediger.

Søk etter gjester ved nye bookinger

Med Pro-abonnement, kan du søke gjennom gjesteprofiler når du legger inn en ny booking. Når du velger en gjest, fylles kontaktopplysningene automatisk ut, og bookingen blir koblet til gjesteprofilen.

Når du bruker Starter-abonnement, søker systemet i tidligere bookinger, men ikke i gjesteprofiler.

Verktøy for kunderelasjonshåndtering: Starter kontra Pro

Pro-abonnementet gir deg full tilgang til hele verktøykassen for kunderelasjonshåndtering, mens Starter-abonnementet kommer med noen begrensninger.

Muligheter med Starter-abonnementet

• Se om en gjest er ny eller tilbakevendende på siden Bookinger, siden med bookingdetaljene og på kalenderen .

Kun forbeholdt Pro-abonnementer

• Tilgang til gjestesiden.
• En oversikt over andre bookinger knyttet til gjesteprofilen på siden med bookingdetaljene.
• Åpne eller rediger gjesteprofiler, tilknytte eller fjerne tilknytning til bookinger, samt vise og endre notatfelt for profilen.
• Blokker utfordrende gjester ved å redigere gjesteprofilene deres.

For dra fullt nytte av vårt verktøy for kunderelasjonshåndtering, anbefaler vi at du oppgraderer til Pro.