Si un client vous le demande, vous pouvez supprimer les données personnelles d’une réservation et la rendre anonyme.

1. Ouvrez une réservation annulée ou existante, en vous assurant que la case « Départ » est cochée par la réception et que le client a quitté l’hôtel et payé.
2. Sur le panneau gauche, une icône rouge « personne anonyme » apparaît maintenant dans la section « informations relatives au client » de la réservation, (à gauche du bouton « Modifier »). Si vous ne pouvez pas le voir, répétez l’étape « Départ » ci-dessus.
3. Cliquez sur l’icône rouge « personne anonyme ».
4. Un message d’avertissement apparaîtra, indiquant: « Vous êtes sûr? En supprimant les données personnelles de la réservation, vous ne pourrez plus retrouver cette réservation en utilisant des données personnelles telles que nom, email etc. Cette opération ne peut pas être renversée! »
5. Cliquez sur « Delete » (Supprimer). Les informations sur le client sont maintenant effacées.

Vous avez l’option de faire plusieurs réservations anonymes en même temps.

1. Sur la page Réservations, sélectionnez l’onglet pour les réservations « Précédentes ».
2. Dans la colonne de gauche, cochez les réservations départies ou annulées que vous voulez supprimer contenant des informations personnelles.
3. Cliquez sur l’icône « personne anonyme » juste au-dessus de la rangée supérieure, sur laquelle une petite info-bulle apparaîtra (« Supprimer les données personnelles des réservations sélectionnées »).
4. Un premier message d’alerte apparaîtra, indiquant: « Les données personnelles de X sur X des réservations sélectionnées (uniquement les réservations qui sont départies ou annulées) seront supprimées. Voulez-vous supprimer ces données? »
5. Après confirmation, un deuxième message d’alerte apparaîtra: « Cette action est irréversible! Il ne sera plus possible de retrouver ces réservations à l’aide des données personnelles de votre client si vous continuez. Voulez-vous vraiment supprimer ces données? »
6. Cliquez sur « OK » et les informations relatives aux clients pour les réservations sélectionnées seront désormais effacées.

Même si certains le prétendent, la conformité GDPR n’exige pas que vous supprimiez des réservations ou que vous les rendiez anonymes immédiatement, après qu’un client ait quitté et payé. Mais en revanche, un hôtel est tenu de supprimer immédiatement après son paiement et son départ, les données personnelles du client si celui-ci le demande. Il n’y a pas de calendrier défini dans le GDPR pour la conservation des informations personnelles, mais ces informations ne doivent jamais être conservées plus longtemps que nécessaire. Cet outil est un bon moyen de maintenir le système en conformité avec le GDPR tout en conservant les réservations pour les statistiques de ventes et d’occupation, au lieu de les supprimer.