Nogle inkluderer afbestillingsgebyrer i deres vilkår og betingelser. Denne korte artikel præsenterer et generelt forslag til, hvordan disse gebyrer kan reflekteres og håndteres i en annulleret reservation.

Før du tilføjer gebyrer til en reservation, er det vigtigt at sikre dig, at dine officielle vilkår og betingelser klart angiver eventuelle gebyrer, og hvordan de vil blive håndteret. For at føje et afbestillingsgebyr til en eksisterende reservation kan du tage følgende trin:

1. Under Reservations visningen skal du klikke på “Tilføj ekstra” og derefter manuelt tilføje “Afbestillingsgebyr” eller en lignende beskrivelse. En anden mulighed er at oprette en ny ekstra under Indstillinger -> Tilvalg -> Registrer ny. I dette tilfælde vises “Afbestillingsgebyr” (eller det brugerdefinerede navn efter eget valg), når du tilføjer en ekstra i en reservation, på listen over forudvalgte ekstramateriale.
2. Opdel reservationen, og flyt “Annulleringsgebyr” tilvalget til en ny reservation.
3. Slet den oprindelige reservation. På denne måde vil alle reserverede værelser igen være gratis til reservation, mens afbestillingsgebyret stadig er knyttet som en grupperet reservation til videre behandling.
4. Under betalingsafsnittet i den nye reservationsvisning “Annulleringsgebyr” kan du klikke på “Opret faktura” og udstede en faktura eller kontant kvittering, der afspejler afbestillingsgebyret. Da fakturaen inkluderer alle grupperede reservationer, vises de oprindeligt reserverede værelser stadig. Beløbene skal bare indstilles til “0”. På denne måde viser fakturaen værelserne / ekstraudgifterne til den annullerede reservation. Alternativt, hvis du foretrækker, at reservationsoplysningerne ikke vises, skal du blot vælge “Nej” under “Inkluder grupperede reservationer”, inden du fortsætter.

Hvis du har tilføjet annulleringsgebyrer som et tilvalg i dine indstillinger, kan du tildele en regnskabskode til denne form for indtægter, hvilket kan gøres i Indstillinger -> Økonomi -> Oversigt over konto. Find ud af mere om bogføringskoder i vores supportartikel om Oversigt over konto.