Certaines propriétés peuvent inclure des frais d’annulation dans leurs conditions générales. Ce bref article présente une suggestion générale sur la manière dont ces frais peuvent être traités lors d’une réservation annulée.

Avant d’ajouter des frais à une réservation, il est important de s’assurer que vos conditions spécifient clairement les frais encourus et la façon de les entrer.  Pour ajouter des frais d’annulation à une réservation existante, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Dans la page de la réservation, cliquez sur « Ajouter des options », puis ajoutez manuellement « Frais d’annulation » ou une description similaire. Ou vous pouvez créer une nouvelle option sous Paramètres -> Options -> Enregistrer une nouvelle option Si vous ajoutez une option dans une réservation, « Frais d’annulation » (ou le nom personnalisé de votre choix) apparaîtra dans la liste des options présélectionnées.
2. Divisez la réservation et déplacez les « frais d’annulation » supplémentaires vers une nouvelle réservation.
3. Annulez la réservation initiale. Ainsi, toute chambre réservée sera à nouveau disponible pour une nouvelle réservation, tandis que les frais d’annulation seront toujours joints en tant que réservation groupée pour la suite du traitement.
4. Dans la section de paiement de la nouvelle vue de réservation « Frais d’annulation », vous pouvez cliquer sur « Créer une facture » et émettre une facture ou un reçu de caisse qui indiquera les frais d’annulation. Étant donné que la facture comprendra toutes les réservations groupées, les chambres initialement réservées apparaîtront toujours. Il suffit de mettre les montants à « 0 ». De cette façon, la facture indiquera les chambres et options de la réservation annulée. Si vous préférez que les détails de la réservation ne soient pas affichés, il vous suffit de sélectionner « Non » sous « Inclure les réservations groupées » avant de poursuivre.

Si vous avez ajouté des frais d’annulation comme une ‘option’ dans vos paramètres, vous pouvez attribuer un code de grand livre (ledger) à ce type de revenu à des fins comptables, ce qui peut être fait dans Paramètres -> Finances -> Plan comptable. Pour en savoir plus sur les codes de grand livre, consultez notre article de support sur le plan comptable.