Sommige accommodaties kunnen annuleringskosten opnemen in hun algemene voorwaarden. Dit korte artikel geeft een algemene suggestie over hoe deze kosten kunnen worden weergegeven en afgehandeld bij een geannuleerde boeking.

Voordat u kosten aan een boeking toevoegt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw officiële voorwaarden duidelijk aangeven welke kosten er zijn gemaakt en hoe deze worden afgehandeld. Om annuleringskosten toe te voegen aan een bestaande boeking, kunt u de volgende stappen nemen:

1. Klik in de boekingsweergave op “Extra’s toevoegen” en voeg vervolgens handmatig “Annuleringskosten” of een vergelijkbare beschrijving toe. Een andere mogelijkheid is om een nieuwe Extra aan te maken onder Instellingen -> Extra’s -> Voeg nieuwe toe. In dit geval, wanneer u een extra toevoegt aan een boeking, wordt “Annuleringskosten” (of de aangepaste naam van uw keuze) weergegeven in de lijst met vooraf geselecteerde extra’s.
2. Splits de boeking en verplaats de “Annuleringskosten” extra naar een nieuwe boeking.
3. Verwijder vervolgens de oorspronkelijke boeking. Op deze manier zijn eventuele geboekte kamers weer vrij om te reserveren, terwijl de annuleringskosten nog steeds als een gegroepeerde boeking worden bijgevoegd voor verdere verwerking.
4. In het betalingsgedeelte van de nieuwe boekingsweergave “Annuleringskosten” kunt u op “Factuur maken” klikken en een factuur of kassabon uitgeven die de annuleringskosten weerspiegelt. Aangezien de factuur alle gegroepeerde boekingen bevat, worden de oorspronkelijk geboekte kamers nog steeds weergegeven. De bedragen moeten gewoon op “0” worden gezet. Op deze manier toont de factuur de kamers / extra’s van de geannuleerde boeking. Als u liever niet wilt dat de reserveringsgegevens worden weergegeven, selecteert u “Nee” onder “Gegroepeerde boekingen opnemen” voordat u verder gaat.

Als u annuleringskosten als extra heeft toegevoegd in uw instellingen, wilt u misschien een grootboekcode toewijzen aan dit soort inkomsten voor boekhoudkundige doeleinden, wat u kunt doen in Instellingen -> Financiën -> Rekeningschema. Lees meer over grootboekcodes in ons ondersteuningsartikel over het rekeningschema.