Sirvoy-Einrichtungsleitfaden für neue Nutzer
Lass uns dein Konto Schritt für Schritt startklar machen.
Inhaltsverzeichnis
Egal, ob du eine ganz neue Unterkunft startest oder von einem anderen System wechselst – mit dieser Anleitung machst du dein Sirvoy-Konto bereit für echte Buchungen.
Du musst dich nicht beeilen – deine Unterkunft geht erst live, wenn du das Buchungsformular auf deiner Website installierst oder einen Buchungs-Channel wie Booking.com verbindest. Nimm dir also Zeit, erkunde alles in Ruhe und gehe die Schritte durch, wenn du so weit bist.
Dein Konto beinhaltet kostenlosen Support rund um die Uhr. Wenn du Hilfe bei der Einrichtung möchtest, kannst du auch eine persönliche Einführung mit einem unserer Experten buchen.
Unterkunfts- und Kontaktdaten aktualisieren
Hier stellst du dich deinen Gästen vor. Diese Angaben erscheinen auf Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Nachrichten an Gäste – also am besten alles gleich korrekt eintragen.
1. Kontaktdaten ausfüllen
Gehe zu Einstellungen > Sirvoy Konto > Kontaktdaten und trage die Infos zu deiner Unterkunft ein.
SMS-Absender-ID festlegen (optional)
Die SMS-Absender-ID ist der Name oder die Nummer, die deine Gäste beim Erhalt einer SMS-Nachricht sehen – zum Beispiel bei Buchungserinnerungen oder Check-in-Infos.
Wenn du das Feld leer lässt, wird automatisch Sirvoy angezeigt.
Beachte: Nachrichten an Gäste in den USA und Kanada werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben immer von der Sirvoy-Nummer gesendet.
USt-IdNr. hinzufügen (falls zutreffend)
Die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Art Umsatzsteuer, die in vielen Ländern, insbesondere in Europa, erhoben wird.
- Wenn dein Betrieb umsatzsteuerpflichtig ist, gib deine USt-IdNr. ein, damit sie auf Rechnungen erscheint.
- Falls nicht, aktiviere die Option „Unser Unternehmen ist nicht steuerpflichtig“.
Zimmertypen und Zimmer erstellen
Jetzt richtest du ein, was deine Gäste buchen können.
In Sirvoy bestehen Unterkünfte aus zwei Teilen:
- Zimmertypen: Hier definierst du, welche Art von Unterkunft deine Gäste buchen – mit Ausstattung, wie viele Gäste dort übernachten können, Preis und mehr. Alle Details dazu, was Gäste von ihrer Unterkunft erwarten können, gehören hier hinein.
- Zimmer: Damit teilst du Sirvoy mit, wie viele einzelne Einheiten dieses Zimmertyps du hast. Jedes Zimmer erbt alle Merkmale seines Zimmertyps und steht für eine einzelne buchbare Einheit (z. B. „Zimmer 101“ oder „Hütte A“).
Zimmertypen und Zimmer müssen keine klassischen Hotelzimmer sein – sie können auch Betten, Apartments, Hütten, Zeltplätze oder jede andere Art von buchbarer Einheit sein.
Wenn jedes deiner Zimmer ganz einzigartig ist – z. B. mit unterschiedlicher Ausstattung und unterschiedlichen Preisen –, erstelle für jedes einen eigenen Zimmertyp.
Lege zuerst einen Zimmertyp an und füge ihm danach ein oder mehrere Zimmer hinzu.
2. Zimmertyp erstellen
Gehe zu Einstellungen > Unterkünfte und klicke auf Neuen Zimmertyp erfassen. Dann:
- Name und Beschreibung eingeben
- Mindestens ein Bild hochladen
- Standard- und Maximalbelegung festlegen
- Preismodell wählen (fixiert oder flexibel)
- Annehmlichkeiten auswählen
- Klasse bestimmen (Zimmer, Bett, Apartment, Zelt usw.)
- Klicke auf Speichern.
3. Zimmer zum Zimmertyp hinzufügen
Wenn der Zimmertyp gespeichert ist, gehe zurück zu Einstellungen > Unterkünfte:
- Klicke neben dem Zimmertyp auf Neues Zimmer
- Vergib eine eindeutige Zimmer-ID (z. B. „Zimmer 01“ oder „Campingplatz B“)
- Klicke auf Speichern.
Beispiel: Du führst ein kleines Bed & Breakfast mit zwei verschiedenen Unterkunftsarten:
- Drei Zimmer im Obergeschoss mit Queensize-Betten und Balkonen.
- Ein Zimmer im Erdgeschoss mit Kingsize-Bett und Zugang zum Garten.
In Sirvoy würdest du erstellen:
- Ein Zimmertyp „Queen-Zimmer mit Balkon“ mit drei Zimmern: „Queen 1“, „Queen 2“, und „Queen 3“.
- Ein zweiter Zimmertyp mit dem Namen „King-Zimmer mit Gartenzugang“ mit einem Zimmer: „King 1“.
Weitere Einzelheiten zum Einrichten von Unterkünften findest du in unserem vollständigen Leitfaden zum Erstellen von Zimmertypen und Zuweisen von Zimmern.
Eine Testbuchung durchführen
Sobald die Zimmer eingerichtet sind, kannst du den Buchungsablauf selbst testen – über die Seite Neue Buchung. Die Neue Buchung-Seite ist dem Buchungsformular sehr ähnlich, das du später auf deiner Website einfügen kannst, damit Gäste dort Buchungen vornehmen können (mehr dazu später).
Sie ist eine gute Möglichkeit, dich mit dem Buchungsprozess vertraut zu machen, bevor die ersten Gäste Reservierungen machen.
- Gehe im Menü auf Neue Buchung.
- Wähle ein Datum und ein Zimmer.
- Trage Testdaten für einen Gast ein und klicke auf Jetzt buchen.
Die Buchung öffnet sich sofort, damit du sie prüfen kannst. Erkunde die Seite in Ruhe und verschaffe dir ein Gefühl dafür, wie alles funktioniert. Wenn du fertig bist, kannst du die Testbuchung einfach wieder stornieren.
Rechnungen aktivieren & Kontenplan einrichten
Wenn du Rechnungen erstellen und Einnahmen für die Buchhaltung oder Berichte erfassen möchtest, aktiviere die Rechnungsfunktion und richte deinen Kontenplan ein.
4. Rechnungen aktivieren
Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Fakturierungsmodul und aktiviere die Funktion.
Auf dieser Seite gibt es viele Möglichkeiten, die Rechnungsstellung an deine Bedürfnisse anzupassen. Die Standardeinstellungen passen für die meisten Unterkünfte, aber wenn du mehr erkunden möchtest, findest du weitere Infos in unserem Leitfaden zu den Rechnungseinstellungen.
5. Kontenplan einrichten
Ein Kontenplan ist eine Liste von Kontonummern mit dazugehörigen Kontonamen, die dir hilft, Einnahmen und Ausgaben zu kategorisieren. Du kannst dir das wie ein Ordnungssystem für deine Finanzberichte vorstellen.
So richtest du ihn ein:
- Gehe zu Einstellungen > Finanzen > Kontenplan
- Füge Kontonummern und Kontonamen in die Felder ein
Welche Nummern sollte ich verwenden?
Die meisten Buchhaltungssysteme verwenden vierstellige Kundennummern, die nach Typ gruppiert sind (zum Beispiel Vermögenswerte in den 1000ern, Einnahmen in den 3000ern) – dabei werden klare Namen vergeben und zwischen den Nummern genug Abstand gelassen, damit du organisiert bleibst und später leicht erweitern kannst.
Wenn du nicht mit einem Buchhalter arbeitest, kannst du mit unseren empfohlenen Beispielen starten.
Empfohlene Beispiel-Kontonummern
Die folgende Tabelle zeigt Beispiel-Kontonummern für eine Musterunterkunft. Deine Zimmer und Leistungen werden sich unterscheiden, aber du kannst dem gleichen Nummerierungsmuster folgen – zum Beispiel 3000, 3010, 3020 usw. für verschiedene Zimmertypen.
Einnahmen:
| Kontonummer | Kontoname |
| 3000 Queen-Zimmer | Queen-Zimmer mit Balkon |
| 3010 King-Zimmer | King-Zimmer mit Gartenzugang |
Vermögenswerte:
| Kontonummer | Kontoname |
| 1000 Kasse | Kasse (Karte/Bar) |
| 1010 Kundenspezifisch | Benutzerdefiniert |
| 1020 Bank | Banküberweisung |
| 1030 Karte | Kartenzahlung |
| 1040 Bar | Barzahlung |
| 1050 Geschenkkarte | Geschenkkarte |
| 1060 Scheck | Scheck |
| 1070 Swish | Swish |
| 1080 Kassenbelege | Kassenbelege (Standard) |
| 1090 Forderungen | Forderungen |
Verbindlichkeiten:
| Kontonummer | Kontoname |
| 2100 Vorauszahlung | VorauszahlungVorauszahlung |
| 2110 Mehrwertsteuer | Mehrwertsteuer |
Bereit für Live-Buchungen?
Wenn deine Zimmer eingerichtet sind, die Testbuchung funktioniert und Rechnungen aktiviert sind, kannst du echte Buchungen annehmen.
6. Bevorstehende Buchungen importieren (bei Wechsel zu Sirvoy)
Wenn du von einem anderen System umsteigst, stelle sicher, dass deine bevorstehenden Reservierungen zu Sirvoy hinzugefügt werden. Andernfalls könnten neue Gäste Zimmer buchen, die schon vergeben sind – was zu Doppelbuchungen und zusätzlicher Arbeit führt.
Du hast zwei Möglichkeiten:
- Buchungen manuell über die Seite Neue Buchung hinzufügen – ideal, wenn du nur ein paar bevorstehende Reservierungen hast.
- Das integrierte Import-Tool für Buchungen nutzen, um alle auf einmal hochzuladen – perfekt, wenn du viele Buchungen übernehmen musst. Dazu kannst du entweder ein Formular ausfüllen oder eine CSV-Datei hochladen.
Sirvoy weist dich auf Unstimmigkeiten hin, die du vor Abschluss des Imports beheben kannst – zum Beispiel, wenn ein Zimmer an den angegebenen Daten nicht verfügbar ist oder eine Zimmer-ID nicht zu deinen Einstellungen passt.
Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zum Import von Buchungen.
Beachte: Wenn du eine Verbindung zu Booking.com herstellst, werden Buchungen von dort automatisch importiert – ein manueller Import ist nicht erforderlich.
7. Buchungsformular auf deiner Website installieren
So können Gäste direkt – provisionsfrei – bei dir buchen:
- Gehe zu Einstellungen -> Buchungsformulare
- Klicke auf die drei Punkte neben deinem Standardformular
- Wähle Installieren
- Kopiere den Code-Schnipsel und füge ihn in das HTML deiner Website ein
Das Sirvoy-Buchungsformular ist flexibel und sehr anpassbar – von benutzerdefinierten Feldern über den Buchungsablauf bis hin zu zusätzlichen Funktionen.
Mehr dazu findest du in unserem Leitfaden zur Anpassung des Buchungsformulars.
8. Mit Buchungs-Channels verbinden
Wenn du Buchungen über Plattformen wie Booking.com, Expedia oder Airbnb erhalten möchtest, synchronisiert der Channel-Manager von Sirvoy automatisch Verfügbarkeit, Preise und Beschränkungen über alle verbundenen Channels hinweg.
Booking.com gehört zu den größten und am häufigsten genutzten Plattformen – ein idealer Ausgangspunkt.
Sieh dir unseren vollständigen Leitfaden an: Sirvoy mit Booking.com verbinden
Danach kannst du beliebig viele weitere Channels hinzufügen – zum Beispiel Expedia, Agoda, Hostelworld oder Airbnb (und viele weitere).
Eine Übersicht aller Anleitungen findest du in unseren Channel-Verbindungsleitfäden.
Geschafft – dein Konto ist startklar!
Du hast die wichtigsten Schritte abgeschlossen und dein Sirvoy-Konto ist bereit für Live-Buchungen. Aber das ist nur der Anfang – Sirvoy hat noch viel mehr zu bieten, wenn deine Anforderungen wachsen.
Erkunde Funktionen wie:
- Gästemanagement-Tools
- Nachrichten an Gäste
- Reinigung & Aufgabenplanung
- Und vieles mehr
Ganz gleich, ob du das Beste aus deinen Buchungen herausholen, Gästen ein persönlicheres Erlebnis bieten oder dir selbst Arbeit abnehmen möchtest – Sirvoy stellt dir die passenden Tools zur Seite.
Brauchst du Unterstützung oder möchtest du noch tiefer einsteigen?
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