Sirvoy installatiehandleiding voor nieuwe gebruikers
Laten we stap voor stap je account instellen.
Inhoudsopgave
Of je nu een compleet nieuw verblijf opent of overstapt van een ander systeem, deze handleiding helpt je om je Sirvoy-account klaar te maken voor live boekingen.
Er is geen haast. Je verblijf gaat pas live zodra je de booking engine op je website plaatst of verbinding maakt met een boekingskanaal zoals Booking.com. Neem dus rustig de tijd, verken de opties en volg elke stap wanneer jij er klaar voor bent.
Je account geeft je gratis 24/7 ondersteuning. Wil je hulp bij de instellingen, dan kun je zelfs een persoonlijke video-rondleiding plannen met een van onze experts.
Je accommodatie- en contactgegevens bijwerken
Hier stel je jezelf voor aan je gasten. Deze gegevens verschijnen op boekingsbevestigingen, facturen en berichten aan gasten. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat alles correct is.
1. Je contactgegevens invullen
Ga naar Instellingen > Sirvoy-account > Contactgegevens en voer de informatie van je accommodatie in.
Stel je SMS-afzender-ID in (optioneel)
De SMS-afzender-ID is de naam of het nummer dat gasten zien wanneer ze een sms ontvangen, bijvoorbeeld bij boekingsherinneringen of incheckinformatie.
Blijft dit veld leeg, dan verschijnt Sirvoy als afzender.
Let op: Vanwege regelgeving worden berichten aan gasten in de VS en Canada altijd verzonden vanaf het nummer van Sirvoy.
Je btw-nummer toevoegen (indien van toepassing)
Btw (belasting over de toegevoegde waarde) is een vorm van omzetbelasting die in veel landen geldt, met name in Europa.
- Als je bedrijf btw-plichtig is, voer dan je btw-nummer in zodat dit op je facturen verschijnt.
- Zo niet, schakel dan de optie "Ons bedrijf is niet btw-geregistreerd" in.
Kamertypes en kamers aanmaken
Het is nu tijd om in te stellen wat je gasten kunnen boeken.
In Sirvoy bestaat een accommodatie uit twee belangrijke onderdelen:
- Met kamertypes bepaal je de verblijfsruimtes voor je gasten, samen met voorzieningen, capaciteit, prijs en andere details. Alle details die een gast over de accommodatie moet weten, vind je hier.
- Met kamers geef je in Sirvoy aan hoeveel afzonderlijke eenheden er van een kamertype zijn. Elke kamer neemt de eigenschappen van het kamertype over en vertegenwoordigt een afzonderbare boekbare eenheid (zoals 'Kamer 101' of 'Chalet A').
Kamertypes en kamers hoeven geen traditionele hotelkamers te zijn. Het kunnen bedden, appartementen, chalets, campings of andere boekbare ruimtes zijn.
Als elke kamer volledig uniek is, bijvoorbeeld met verschillende voorzieningen en prijzen, maak dan voor elke kamer een apart kamertype aan.
Maak eerst een kamertype aan en voeg er daarna een of meer kamers aan toe.
2. Een kamertype aanmaken
Ga naar Instellingen > Accommodaties en klik op Nieuw toevoegen. Vervolgens:
- Voer een naam en beschrijving in
- Upload minimaal één afbeelding
- Stel het standaard en maximaal aantal gasten in
- Kies een prijsmodel (vast of flexibel)
- Selecteer de voorzieningen
- Kies de Klasse (Kamer, Bed, Appartement, Tent, enz.)
- Klik op Opslaan
3. Kamers aan je kamertype toevoegen
Zodra het kamertype is opgeslagen, ga terug naar Instellingen > Accommodaties:
- Klik bij het kamertype op Nieuwe kamer
- Wijs een uniek kamer-ID toe (zoals 'Kamer 01' of 'Camping B')
- Klik op Opslaan
Voorbeeld:
Je beheert een kleine bed & breakfast met twee soorten accommodaties:
- Drie kamers op de bovenverdieping met queensize bedden en balkon.
- Eén kamer op de begane grond met een kingsize bed en toegang tot de tuin.
Maak In Sirvoy het volgende aan:
- Een kamertype genaamd ‘Queen Room met balkon’ met drie kamers die eraan zijn toegewezen: 'Queen 1', 'Queen 2', and 'Queen 3'.
- Een tweede kamertype genaamd 'King Room met Tuinzicht' met één toegewezen kamer: 'King 1'.
Voor meer details over het instellen van accommodaties, zie onze volledige handleiding over het aanmaken van kamertypes en het toewijzen van kamers.
Een testboeking maken
Nu je kamers zijn ingesteld, kun je het boekingsproces testen via de Nieuwe boeking-pagina. De Nieuwe boeking-pagina is zeer vergelijkbaar met de booking engine die je op je website kunt installeren zodat gasten boekingen kunnen maken (meer daarover later).
Dit is een uitstekende manier om het boekingsproces te leren kennen voordat gasten echte reserveringen maken.
- Ga naar de Nieuwe boeking-pagina vanuit het hoofdmenu
- Kies een datum en selecteer een kamer
- Vul testgegevens in en klik op Nu boeken.
Zodra de boeking is gemaakt, wordt deze automatisch geopend zodat je deze kunt bekijken. Kijk gerust rond op de pagina en ontdek hoe alles werkt. Hierna kun je de testboeking annuleren wanneer je klaar bent.
Facturatie activeren & boekhouding instellen
Als je facturen wilt genereren en inkomsten wilt bijhouden voor boekhouding of rapportage, schakel dan de facturatiemodule van Sirvoy in en stel je grootboekschema in.
4. Facturatie activeren
Ga naar Instellingen > Financiën > Facturatiemodule en schakel de functie in.
Er zijn veel manieren om de facturatie op deze pagina aan te passen. De standaardinstellingen werken goed voor de meeste accommodaties, maar als je alle opties wilt verkennen, bekijk dan onze volledige handleiding voor facturatie-instellingen.
5. Je Rekeningschema instellen
Een grootboekschema (COA) is een lijst met rekeningcodes die helpt om je inkomsten en kosten te categoriseren. Zie het als een etiketteringssysteem voor je financiële rapporten.
Je grootboekschema (COA) instellen:
- Ga naar Instellingen > Financiën > Grootboekrekeningschema
- Voeg rekeningcodes toe aan elk veld
Welke soort codes moet ik gebruiken?
De meeste boekhoudsystemen gebruiken viercijferige codes die per type gegroepeerd zijn (bijvoorbeeld activa in de 1000-serie, omzet in de 3000-serie), met duidelijke namen en ruimte tussen de nummers zodat het eenvoudig blijft om overzicht te houden en later uit te breiden.
Als je niet samenwerkt met een boekhouder, kun je beginnen met onze aanbevolen codes hieronder.
Aanbevolen grootboekcodes
De onderstaande tabel toont voorbeeldrekeningcodes voor een voorbeeldaccommodatie. Je kamers en diensten zullen anders zijn, maar je kunt hetzelfde nummeringspatroon volgen. Gebruik bijvoorbeeld 4000, 4010, 4020, enz. voor verschillende kamertypes.
Omzet:
| Code | Rekeningnaam |
| 3000 Queen Room | Queen Room met Balkon |
| 3010 King Room | King Room met toegang tot de tuin |
Activa:
| Code | Rekeningnaam |
| 1000 Kassa | Kassa (Pin/Contant) |
| 1010 Aangepast | Aangepast type |
| 1020 Bank | Bankoverschrijving |
| 1030 Kaart | Kaart |
| 1040 Contant | Contant |
| 1050 Cadeaubon | Cadeaubon |
| 1060 Cheque | Cheque |
| 1070 Swish | Swish |
| 1080 Kassabonnen | Kassabonnen (Standaard) |
| 1090 Debiteuren | Debiteuren |
Passiva:
| Code | Rekeningnaam |
| 2100 Vooruitbetalingen | Vooruitbetalingen |
| 2110 Omzetbelasting | Omzetbelasting |
Klaar om Live te Gaan?
Zodra je kamers zijn ingesteld, je testboeking er goed uitziet en de facturatie is geactiveerd, ben je klaar om echte boekingen te accepteren.
6. Importeer bestaande boekingen (als je van systeem wisselt)
Als je overstapt van een ander systeem, zorg er dan voor dat je aankomende reserveringen aan Sirvoy zijn toegevoegd. Anders kunnen nieuwe gasten mogelijk kamers boeken die al gereserveerd zijn, wat leidt tot dubbele boekingen en extra werk voor jou.
Je kunt ofwel:
- Boekingen handmatig toevoegen via de Nieuwe boeking-pagina. Dit is een goede optie als je maar een paar aankomende reserveringen hebt.
- De ingebouwde importtool voor boekingen gebruiken om ze allemaal in één keer te uploaden. Dit is ideaal als je veel reserveringen moet overzetten. Je kunt ofwel een formulier invullen of een CSV-bestand uploaden.
Sirvoy markeert eventuele inconsistenties zodat je deze kunt oplossen voordat de import wordt afgerond, bijvoorbeeld als een kamer niet beschikbaar is op de opgegeven data of als een kamer-ID niet overeenkomt met je instellingen.
Bekijk onze handleiding voor het importeren van boekingen voor meer informatie.
Opmerking: Als je verbinding maakt met Booking.com, worden boekingen automatisch geïmporteerd zodra de verbinding voltooid is. Je hoeft ze dus niet handmatig te importeren.
7. Installeer de booking engine op je website
Dit maakt het mogelijk voor gasten om rechtstreeks bij jou te boeken, zonder commissie.
- Ga naar Instellingen -> Booking engines
- Klik op de drie puntjes naast je standaard booking engine
- Selecteer Installeren
- Kopieer het codefragment en plak het in de HTML van je website
Sirvoy's booking engine is flexibel en uitgebreid aan te passen, van aangepaste velden tot gastenstroom en functionaliteit.
Lees meer over het aanpassen van de Sirvoy booking engine.
8. Verbinden met boekingskanalen
Als je boekingen wilt ontvangen van platforms zoals Booking.com, Expedia of Airbnb, kan de channel manager van Sirvoy je beschikbaarheid, prijzen en restricties automatisch synchroniseren op alle channels waarmee je verbinding wilt maken.
Booking.com is een van de grootste en meest gebruikte platforms en een geweldige plek om te beginnen.
Bekijk de volledige handleiding: Sirvoy verbinden met Booking.com
Daarna kun je verbinding maken met zoveel extra channels als je wilt, zoals Expedia, Agoda, Hostelworld of Airbnb (en nog veel meer).
Hulp nodig bij de installatie? Raadpleeg onze handleidingen voor verbindingen met channels.
Dat is alles, je bent klaar!
Je hebt de basisinstellingen voltooid en je Sirvoy-account is klaar om live boekingen te ontvangen. Maar dit is nog maar het begin, Sirvoy heeft nog veel meer te bieden naarmate je behoeften groeien.
Ontdek functies zoals:
- Tools voor het beheer van gastrelaties
- Gastencommunicatie
- Huishoudelijke taken
- En nog veel meer
Of je nu het meeste uit je boekingen wilt halen, je gasten een meer persoonlijke ervaring wilt bieden of wat werk uit handen wilt geven, Sirvoy heeft de tools om je te helpen.
Hulp nodig of wil je meer weten?
- Klik op de chatknop in de hoek om 24/7 met ons te chatten.
- Plan een video-rondleiding met een Sirvoy-expert.
- Ontdek meer handleidingen in onze kennisbank.