E-Rechnungen per PEPPOL versenden
Inhaltsverzeichnis
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine.
Es ist ein Netzwerk zum Versenden von Rechnungen – ähnlich einem Telefonnetz. Wenn dir jemand eine SMS sendet, kannst du diese Person sofort an ihrer Telefonnummer erkennen. Gleiches gilt für den Empfang von Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk. Der Empfänger kann den Absender der Rechnung anhand seiner ‚PEPPOL ID‘ leicht identifizieren.
In einfachen Worten: Mit PEPPOL kannst du E-Rechnungen sicher an Unternehmen und Regierungen auf der ganzen Welt senden.
Einrichten der Verbindung zu PEPPOL
- Stelle sicher, dass du ein Sirvoy-Pro-Konto hast.
- Gehe zu Einstellungen -> Finanzen -> Fakturierungsmodul -> Peppol instellingen. Gib die BIC/IBAN und/oder das Bankgiro/Plusgiro ein, die du auf der PEPPOL-Rechnung anzeigen möchtest.
- Gehe zu Einstellungen -> Finanzen -> Rechnungen per PEPPOL versenden. Stelle sicher, dass die Informationen korrekt sind und klicke auf „Speichern“, um ein PEPPOL-Profil zu erstellen. Du musst in Sirvoy eine Steuernummer registriert haben, um PEPPOL nutzen zu können. (Möglicherweise hast du bereits ein Profil im PEPPOL-Netzwerk. Es ist jedoch erforderlich, ein neues Profil speziell für den Versand von Rechnungen von Sirvoy zu erstellen. Dieses Profil ist auf „nur senden“ eingestellt. Das bedeutet, dass du keine PEPPOL-Rechnungen über Sirvoy empfangen kannst.)
- Nur für schwedische Kunden: Bitte gib deine Organisationsnummer an (SE: ORGNR), wenn du Rechnungen über PEPPOL mit Hilfe der SE versenden willst: ORGNR PEPPOL Scheme (Du kannst nicht nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Gastes verwenden, sondern auch dessen Organisationsnummer, um herauszufinden, wohin du die PEPPOL-Rechnung schicken sollst). Du findest diese Option unter (Rechnung) > Senden über PEPPOL.
Versenden einer Rechnung
- Klicke auf einer beliebigen Rechnung in Sirvoy auf „Senden über PEPPOL“.
- Gib die PEPPOL-ID des Kunden ein (z. B. seine Steuer- oder Organisationsnummer) und wähle das entsprechende „PEPPOL-Schema“. Sobald der Empfänger validiert ist, wird der Versand von Rechnungen aktiviert.
- Bearbeite alle optionalen Felder, wenn der Rechnungsempfänger sie benötigt.
- Nachdem du die Rechnung gesendet hast, überprüfe den Buchungsverlauf, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt gesendet wurde.
Beachte:
- Du kannst jeden Monat bis zu 10 Rechnungen kostenlos über PEPPOL versenden. Jede weitere Rechnung kostet EUR 1,-.
- Wenn du die Rechnung über PEPPOL sendest, siehst du die Meldung „Awaiting Processing by PEPPOL Network“. Das bedeutet, dass PEPPOL es solange versucht, bis sie erfolgreich gesendet wurde. (Manchmal kann es zu einer Verzögerung von bis zu 4 Wochen kommen). Es ist nicht nötig, die Rechnung erneut zu senden.
- Wenn du eine Rechnung über PEPPOL gutschreiben möchtest, kannst du das über die gutgeschriebene Rechnung von Sirvoy tun. In diesem Fall erstelle bitte eine Rechnung mit einem negativen Saldo und versende sie, um die zuvor gesendete Rechnung auszugleichen oder „gutzuschreiben“.