Wat is PEPPOL?
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement OnLine.
Het is een netwerk voor het verzenden van facturen-vergelijkbaar met een telefoonnetwerk. Wanneer iemand je een SMS stuurt, kun je die persoon onmiddellijk herkennen aan zijn of haar telefoonnummer. Hetzelfde geldt voor het ontvangen van facturen via het PEPPOL-netwerk. De ontvanger kan de afzender van de factuur gemakkelijk identificeren aan de hand van hun ‘PEPPOL ID’.
Simpel gezegd: met PEPPOL verstuur je veilig e-facturen naar bedrijven en overheden wereldwijd.
De connectie met PEPPOL instellen
- Zorg ervoor dat u een Sirvoy PRO-account hebt.
- Ga naar Instellingen -> Financiën -> Facturatie module -> Peppol instellingen. Vul de BIC/IBAN en/of Bankgiro/Plusgiro in die u op de PEPPOL-factuur wilt weergeven.
- Ga naar Instellingen -> Financiën -> Verstuur facturen via PEPPOL. Controleer of de informatie juist is en klik op “opslaan” om een PEPPOL-profiel te maken. Je moet je BTW-nummer in Sirvoy hebben geregistreerd om PEPPOL te kunnen gebruiken. (Mogelijk hebt je een bestaand profiel in het PEPPOL-netwerk, maar het is noodzakelijk om een nieuw profiel te maken voor het verzenden van facturen vanuit Sirvoy. Dit profiel is “alleen verzenden”, je zult geen PEPPOL-facturen in Sirvoy kunnen ontvangen.)
- Alleen voor Zweedse klanten: Voeg uw organisatienummer toe (SE: ORGNR) als u facturen via PEPPOL wilt versturen met behulp van de SE: ORGNR PEPPOL-schema (Naast het gebruik van uw gast-btw-nummer kunt u ook hun organisatienummer gebruiken om te vinden waar u de PEPPOL-factuur naartoe moet sturen.) Je ziet deze optie achter (factuur) > Verzenden via PEPPOL.
Een factuur sturen
- Klik op “Verzenden via PEPPOL” op een factuur in Sirvoy.
- Voer de PEPPOL-ID van de cliënt in (bijv. hun GLN, BTW-nummer of organisatienummer) en kies het bijbehorende “PEPPOL-schema”. Zodra de ontvanger is gevalideerd, wordt het verzenden van facturen ingeschakeld.
- Bewerk eventuele optionele velden als de ontvanger van de factuur dit vereist.
- Na het verzenden, controleer de log onder factuurgeschiedenis om te controleren of de factuur goed is afgeleverd.
Opmerking:
- Je kunt elke maand gratis maximaal 10 facturen verzenden via PEPPOL. Voor elke bijkomende factuur wordt 1 EUR in rekening gebracht.
- Wanneer u de factuur via PEPPOL verzendt, ziet u dit bericht “Wacht op verwerking door PEPPOL-netwerk”. Dit betekent dat PEPPOL het blijft verzenden totdat het succesvol is verzonden. (Soms kan er een vertraging van maximaal 4 weken zijn.) U hoeft niet meerdere keren op factuur opnieuw verzenden te klikken.
- Als je een factuur wilt crediteren via PEPPOL, dan kan dat vanaf de gecrediteerde factuur van Sirvoy. Maak in dat geval een factuur aan met een negatief saldo en stuur deze op om de eerder verzonden factuur te verrekenen of te “crediteren”.