Envoi de factures électroniques via PEPPOL
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Qu’est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL est l’acronyme de Pan-European Public Procurement OnLine (marchés publics paneuropéens en ligne).
Il s’agit d’un réseau d’envoi de factures, similaire à un réseau téléphonique. Par exemple: Lorsque quelqu’un vous envoie un texto, vous pouvez immédiatement reconnaître cette personne grâce à son numéro de téléphone. Il en va de même pour la réception des factures via le réseau PEPPOL. Le destinataire peut rapidement identifier l’expéditeur de la facture grâce à son « PEPPOL ID ».
En termes simples : avec PEPPOL, vous pouvez envoyer en toute sécurité des factures électroniques aux entreprises et aux gouvernements dans le monde entier.
Paramétrage de la connexion à PEPPOL
- Assurez-vous d’avoir un compte utilisateur de Sirvoy PRO.
- Allez dans Paramètres -> Finances -> Module de facturation -> Paramètres de Peppol. Saisissez le BIC/IBAN et/ou le Bankgiro/Plusgiro que vous souhaitez voir apparaître sur la facture PEPPOL.
- Allez dans Paramètres -> Finances -> Envoi de factures à l’aide de PEPPOL. Vérifiez que les informations sont correctes et cliquez sur « Enregistrer » pour créer un profil PEPPOL. Vous devrez avoir enregistré votre numéro de TVA à Sirvoy pour pouvoir utiliser PEPPOL. (Si vous avez un profil existant dans le réseau PEPPOL, il sera nécessaire de créer un nouveau profil spécifique pour l’envoi de factures à partir de Sirvoy. Ce profil est « envoi uniquement » ; vous ne pourrez pas recevoir de factures PEPPOL dans Sirvoy).
- Pour les clients suédois uniquement : Veuillez ajouter le numéro de votre organisation (SE : ORGNR) si vous souhaitez envoyer des factures via PEPPOL en utilisant le SE : ORGNR Régime PEPPOL (En plus d’utiliser le numéro de TVA de votre client, vous pouvez également utiliser son numéro d’organisation pour savoir où vous devez envoyer la facture PEPPOL). Vous pouvez voir cette option après (facture) > Envoyer via PEPPOL.
Envoi d’une facture
- Cliquez sur « Envoyer via PEPPOL » sur n’importe quelle facture dans Sirvoy.
- Saisissez l’identifiant PEPPOL du client (par exemple, son GLN, son numéro de TVA ou son numéro d’organisation) et choisissez le « schéma PEPPOL » correspondant. Une fois le destinataire validé, l’envoi de factures est activé.
- Modifiez les champs facultatifs si le destinataire de la facture en a besoin.
- Une fois la facture envoyée, il convient de connecter l’historique de la facture pour s’assurer qu’elle a bien été envoyée.
Note :
- Vous pouvez envoyer gratuitement jusqu’à 10 factures par mois via PEPPOL. Chaque facture supplémentaire sera facturée 1 EUR.
- Lorsque vous envoyez la facture via PEPPOL, vous verrez apparaître le message « En attente de traitement par le réseau PEPPOL ». Cela signifie que PEPPOL continuera à l’envoyer jusqu’à ce qu’elle soit envoyée avec succès. (Le délai peut parfois aller jusqu’à 4 semaines). Il n’est pas nécessaire de cliquer plusieurs fois sur le bouton « Renvoyer la facture ».
- Si vous souhaitez créditer une facture via PEPPOL, vous pouvez le faire à partir de la facture créditée de Sirvoy. Dans ce cas, veuillez créer une facture avec un solde négatif et l’envoyer pour compenser ou « créditer » la facture envoyée précédemment.