Een overboeking ontstaat wanneer er meer kamers zijn geboekt dan er daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Overboekingen komen gelukkig niet vaak voor, maar ze kunnen toch gebeuren wanneer beschikbaarheid wordt gedeeld via meerdere booking channels. In dit artikel lees je waardoor overboekingen kunnen ontstaan, hoe je ze voorkomt en wat je kunt doen als er toch eentje tussendoor glipt.

Veelvoorkomende oorzaken van overboekingen

Hoewel Sirvoy de beschikbaarheid vrijwel direct synchroniseert met verbonden channels, kunnen bepaalde instellingen alsnog voor verschillen zorgen. Let daarom op het volgende:

Gelijktijdige boekingen

Het kan gebeuren dat twee gasten tegelijkertijd de laatste beschikbare kamer boeken, bijvoorbeeld één via Booking.com en één via Expedia. Dit komt zelden voor, maar is mogelijk door de kleine vertraging tussen synchronisaties.

Verkeerd gemapte kamertypes

Als een kamertype op een booking channel meerdere tarieven heeft, moet elk tarief worden gemapt met Sirvoy-kamertypes die dezelfde kamers bevatten. Gebeurt dit niet correct, dan wordt de beschikbaarheid niet goed gesynchroniseerd en kunnen overboekingen ontstaan.

Om dit te voorkomen creëer en map je duplicaat kamertypes in Sirvoy met elk tarief op het channel.

Dezelfde kamers gebruiken in verschillende kamertypes van booking channels

Kamertypes van Sirvoy, kamertypes van channels en channel-tarieven zijn verschillend.

Als dezelfde kamer voorkomt in meerdere Sirvoy-kamertypes die zijn gemapt met verschillende kamertypes op een booking channel, kan dit leiden tot overboekingen.

Wil je dezelfde kamer tegen verschillende prijzen aanbieden? Gebruik dan één kamertype op het channel en verschillende channel-tarieven.

Handmatige wijzigingen van kamertypes in Sirvoy

Als je een gast in Sirvoy verplaatst naar een ander kamertype nadat de boeking via een booking channel is binnengekomen, wordt die wijziging niet naar het channel gestuurd. Hierdoor kan de beschikbaarheid niet meer overeenkomen.

Pas kamertypes daarom altijd rechtstreeks aan in het booking channel wanneer de boeking daar vandaan komt.

Wat te doen als je een overboeking ontvangt

Als er een overboeking plaatsvindt, zie je een waarschuwingsmelding bij de betreffende boeking en ontvang je een e-mailnotificatie. In het gele vak zie je wat oorspronkelijk is geboekt: het kamertype, het aantal gasten en de verblijfsdatums. Gebruik deze informatie om te bepalen wat er ontbreekt.

Als je de boeking kunt accommoderen

1. Wijs handmatig een kamer toe van het geboekte kamertype
2. Is dat niet mogelijk en moet je een kamer van een ander type toewijzen? Voer deze wijziging dan uit in het booking channel en niet in Sirvoy
3. (Voor iCal channels) Wijs exact dezelfde kamer toe als de kamer die oorspronkelijk is geboekt. Is die kamer al bezet, verplaats dan de huidige boeking om de kamer vrij te maken. Wijs je een andere kamer toe, dan wordt de boeking automatisch geannuleerd
4. Klik in de Sirvoy-boeking op Oplossen

Als je de boeking niet kunt accommoderen

1. Neem zo snel mogelijk contact op met het booking channel. Sirvoy kan dit niet namens jou doen
2. Als het channel akkoord gaat met het annuleren of wijzigen van de boeking, werkt Sirvoy de boeking automatisch bij zodra het channel de wijziging doorstuurt

Afhankelijk van de afspraken met het booking channel kan het zijn dat je verantwoordelijk bent voor het regelen van een alternatieve accommodatie. Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de gast. Als de gast akkoord gaat met een annulering of wijziging, moet dit wel via het booking channel worden geregeld.

Hulp nodig?

Krijg je regelmatig te maken met overboekingen of twijfel je of je instellingen correct zijn? Neem dan contact op met ons supportteam. We helpen je graag bij het controleren van je instellingen.