Importer vos réservations existantes
Comment importer des réservations existantes dans Sirvoy à l'aide du formulaire d'importation de réservations ou d'un fichier CSV formaté.
Table des matières
Intégrer vos réservations existantes dans Sirvoy est simple et rapide grâce à l'outil d'importation intégré.
Note :
- Les réservations de Booking.com sont importées automatiquement lorsque vous vous y connectez à partir de votre compte Sirvoy.
- Les réservations Airbnb peuvent être importées en suivant ce guide, en utilisant la page de connexion Airbnb après la connexion, ou les deux.
Vous n'importez que quelques réservations ?
Si vous n'avez que quelques réservations à intégrer dans Sirvoy, deux méthodes s'offrent à vous :
Option 1 : ajouter des réservations manuellement à l'aide de la page Nouvelle réservation
Vous pouvez créer chaque réservation individuellement dans Sirvoy en saisissant les mêmes informations de client et de réservation que dans votre ancien système.
Cette méthode fonctionne bien si vous avez moins de cinq réservations à transférer.
- Allez à la page Nouvelle réservation
- Saisissez les informations du client, la sélection de chambre et les dates de séjour
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la réservation
Option 2 : remplir manuellement le formulaire d'importation de réservations
Sirvoy propose également un outil permettant de saisir plusieurs réservations en un seul endroit. Saisissez chaque réservation de chambre sur une ligne distincte dans un formulaire de type tableur, puis importez l'ensemble du formulaire.
Cette méthode est efficace si vous avez moins de quinze réservations à importer.
Le formulaire suit des règles de formatage spécifiques. Assurez-vous d'utiliser les noms de champs, formats de date et types de données corrects. Vous trouverez toutes les conditions requises dans la rubrique Conditions d'importation de réservations ci-dessous.
- Allez dans Paramètres > Compte Sirvoy > Importation de réservations.
- Remplissez le formulaire, en utilisant une ligne pour chaque chambre d'une réservation.
- Utilisez le bouton + pour ajouter des colonnes si nécessaire, mais assurez-vous que les noms de colonnes correspondent aux champs requis ou optionnels listés plus bas dans ce guide.
- Pour les réservations avec plusieurs chambres, ajoutez une colonne Identifiant de réservation et utilisez le même identifiant sur toutes les lignes de cette réservation.
- Corrigez les problèmes affichés (voir les Erreurs et avertissements ci-dessous).
- Cliquez sur Vérifier pour voir si les erreurs et les avertissements sont résolus.
- Une fois toutes les erreurs corrigées, cliquez sur le bouton Importer qui apparaît.
Sur la page de confirmation, vous trouverez des liens vers chaque réservation pour les examiner individuellement.
Vous importez beaucoup de réservations ?
L'outil d'importation vous permet d'importer en masse jusqu'à 100 réservations à la fois en utilisant un fichier CSV. Si vous en avez plus, utilisez plusieurs fichiers CSV.
Un fichier CSV est un simple fichier texte qui stocke vos données de réservation de manière à pouvoir les importer dans d'autres systèmes, comme Sirvoy. Il est généralement créé ou modifié à l'aide d'un logiciel de tableur tel qu'Excel, Google Sheets ou Apple Numbers.
1. Formater un fichier CSV
La façon la plus simple de créer un fichier CSV est d'exporter vos données de réservation depuis votre logiciel de tableur.
Avant d'être exporté, le fichier doit suivre quelques règles de formatage pour que Sirvoy puisse le lire, comme l'utilisation des noms de colonnes et des formats de date corrects.
Voir les Conditions d'importation de réservations ci-dessous pour plus de détails.
Conseils :
- Vous pouvez ajuster votre fichier pour qu'il respecte le format requis, ou utiliser notre modèle d'importation de réservations pour commencer plus rapidement.
- Si vous changez de logiciel hôtelier, vous pouvez généralement exporter vos réservations en fichier CSV. Ouvrez le fichier dans votre logiciel de tableur, ajustez le format selon les exigences de Sirvoy, puis exportez-le à nouveau en CSV.
2. Exporter le fichier CSV
Choisissez votre logiciel de tableur ci-dessous pour savoir comment exporter vos données en fichier CSV.
Excel (Windows)
- Cliquez sur l'icône de disquette dans la barre d'outils ou allez dans Fichier > Enregistrer sous
- Nommez le fichier et choisissez le format CSV (délimité par des virgules).
- Sélectionnez l'emplacement pour enregistrer le fichier CSV.
- Cliquez sur Enregistrer
Excel (Mac)
- Allez dans Fichier > Enregistrer sous
- Nommez votre fichier dans le champ Enregistrer sous
- Sélectionnez l'emplacement pour enregistrer le fichier CSV.
- Choisissez le format CSV (délimité par des virgules).
- Cliquez sur Enregistrer
Excel pour le Web
- Allez dans Fichier > Exporter > Télécharger au format CSV
Google Sheets
- Allez dans Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules (.csv)
Numbers (Mac)
- Avant d'exporter, allez dans Paramètres du système > Général > Langue et région > Format des nombres et assurez-vous que le séparateur décimal est un point (.) et non une virgule.
- Sirvoy prend en charge des formats de nombres tels que 1 234 567,89 et 1 234 567.89, où la décimale est un point.
- Allez dans Fichier > Exporter vers > CSV
Autre chose ?
La plupart des programmes de tableur offrent une option pour exporter ou enregistrer au format CSV. Assurez-vous simplement que le fichier utilise des virgules comme séparateurs et respecte les exigences de format ci-dessous.
3. Importer le fichier CSV dans Sirvoy
- Allez dans Paramètres > Compte Sirvoy > Importation de réservations
- Cliquez sur Importer CSV et sélectionnez le fichier CSV depuis votre ordinateur.
- Corrigez les problèmes affichés (voir les Erreurs et avertissements ci-dessous).
- Cliquez sur Vérifier pour voir si les erreurs et les avertissements sont résolus.
- Une fois toutes les erreurs corrigées, cliquez sur le bouton Importer qui apparaît.
Sur la page de confirmation, vous trouverez des liens vers chaque réservation pour les examiner individuellement.
Conditions d'importation de réservations
En-têtes obligatoires
Inclure les en-têtes de colonne suivants dans l'outil d'importation ou le fichier CSV. L'ordre n'a pas d'importance, mais l'orthographe doit être exacte. Il faut donc les conserver en anglais, même si votre compte est dans une autre langue.
| Nom de l'en-tête (doit être exact) | Signification |
| Room ID | Identifiant de chambre de votre compte Sirvoy |
| Number of guests | Nombre de clients dans la chambre |
| Check-in | Date d'arrivée dans la chambre |
| Check-out | Date de départ de la chambre |
| Nightly price | Prix par nuit pour la chambre |
| First name | Prénom du client |
En-têtes optionnels
| Nom de l'en-tête (doit être exact) | Signification |
| Booking ID | Un identifiant unique pour regrouper plusieurs chambres sous une même réservation. Utilisez le même identifiant pour toutes les lignes d'une même réservation. |
| Last name | Nom de famille du client |
| Company | Nom de l'entreprise du client |
| Address | Adresse de rue du client |
| Postal code | Code postal du client |
| City | Ville du client |
| Country | Pays du client |
| Phone | Numéro de téléphone du client |
| Adresse électronique du client | |
| Guest comment | Notes ou demandes du client |
| Internal note | Note interne sur la réservation, non visible pour les clients |
| Confirmed | Indique le statut de la réservation. Utilisez « 0 » pour une demande non confirmée ou « 1 » pour une demande confirmée. |
| Guest name | Nom de la personne séjournant dans la chambre, s'il est différent de celui de la personne qui a effectué la réservation |
| Room note | Note interne sur cette chambre spécifique dans la réservation. Non visible pour les clients. |
| Language | Langue de choix du client. Utilisez un code ISO de deux lettres comme « en » pour l'anglais. |
Formats de date pris en charge
Sirvoy accepte plusieurs formats de date. Voici comment sont interprétés des exemples courants :
| Exemple | Interprété comme |
| 01/02/2024 | mm/jj/aaaa |
| 01-02-2024 | jj-mm-aaaa |
| 01.02.2024 | jj.mm.aaaa |
| 2024/02/01 | aaaa/mm/jj |
| 2024-02-01 | aaaa/mm/jj |
| 2024.02.01 | ❌ Non valide |
Autres conseils
- Si une réservation comprend plusieurs chambres, inscrivez chaque chambre sur une ligne distincte avec le même identifiant de réservation. Ainsi, les lignes seront importées comme une seule réservation.
- Le fichier ne doit pas dépasser 100 lignes. Si vous avez plus de réservations, divisez-les en plusieurs fichiers avant d'importer.
Erreurs et avertissements d'importation
Lorsque vous cliquez sur Vérifier, des symboles peuvent signaler des problèmes avec vos données.
Erreurs
Elles doivent être corrigées avant de pouvoir importer. Le bouton Importer n'apparaîtra pas tant que toutes les erreurs ne seront pas résolues.
Exemples :
- Chambre non disponible aux dates spécifiées
- Réservation en double pour la même chambre et date
- « Room No » invalide
- « Phone » invalide
- Le fichier dépasse 100 lignes
Avertissements
Les avertissements n'empêchent pas l'importation, mais il est conseillé de les examiner pour éviter des problèmes ultérieurs.
Exemples :
- Plus élevé que le maximum X pour cette chambre
- Le champ « Country » invalide ou manquant pourrait rendre « Phone » invalide